Uma solução flexível de captura de faturas conquistando parceiros ao redor do mundo
Entrevista com Erwin Schwarzl, Diretor Executivo da TCG Process na Alemanha
A região DACH, onde você está, é muito avançada e competitiva no mercado de automação de contas a pagar (AP). A TCG tem sido bem-sucedida em fazer com que fornecedores de tecnologia de automação de AP usem suas capacidades de captura de faturas para reconhecimento e validação na parte frontal — essencialmente, a plataforma TCG se torna parte da solução deles. Por que essa região do mundo é tão avançada nesse espaço de automação de AP?
Quando você pensa nos alemães, frequentemente pensa em engenheiros — seja criando música clássica ou construindo carros. Esse mercado é mais avançado porque os alemães querem automatizar tudo e têm uma obsessão pela perfeição. Isso está no DNA daqui. A tecnologia de captura veio da Alemanha, começou aqui e muitas das patentes — particularmente no que diz respeito ao reconhecimento de faturas — estão registradas aqui.
Além disso, a Alemanha e a região DACH têm um mercado de trabalho altamente regulamentado. A mão de obra é cara e consideramos o trabalho como um custo fixo (não um custo variável). Não apenas aqui, mas em um número crescente de países, o trabalho é caro. Isso significa que a maioria das empresas quer manter sua força de trabalho enxuta. E, assim, elas automatizam tudo o que podem automatizar para apoiar esse objetivo.
A maioria das empresas na Alemanha já possui um fluxo de aprovação. Como somos um grande mercado de ERP SAP, um ERP onde a ferramenta nativa de fluxo de trabalho pode ser um desafio, os parceiros de aliança da TCG frequentemente fornecem ferramentas de fluxo de trabalho, seja dentro ou fora do ambiente SAP.
A TCG entrou tardiamente no mercado de captura de faturas quando chegamos em 2008. A maioria de nossos clientes já tinha uma solução de processamento de faturas em funcionamento, que estava alimentando seu fluxo de trabalho de contas a pagar com dados. O que descobrimos foi uma necessidade do cliente por uma ferramenta mais precisa e flexível do que a que haviam adquirido inicialmente na primeira geração de tecnologias de captura de faturas.
Devido à forma como a captura de dados evoluiu, com a adição de inteligência artificial (IA) e aprendizado aprimorado com bots, nossos clientes estão empolgados com a opção de atualizar suas ferramentas de reconhecimento e extração de faturas com novas soluções.
A plataforma da TCG permite que os clientes realizem uma extração mais sofisticada, abrangendo uma variedade maior de documentos financeiros do que antes. Eles estão validando mais informações nas faturas, realizando contabilidade de custos, entre outros.
Essas empresas perceberam que a precisão dos dados que entram no fluxo de trabalho é tão importante quanto o próprio fluxo de trabalho. Dados precisos levam às taxas de automação mais altas, que são o objetivo final.
O que há na plataforma da TCG que faz com que os provedores de automação de contas a pagar escolham a TCG como parceira para a captura de faturas em suas soluções?
Como mencionei, aqui na Alemanha, a captura de contas a pagar é um mercado de substituição. Das mais de cem soluções de reconhecimento de faturas que instalamos, mais de 90% são substituições de tecnologias antigas. Somos a próxima evolução dessa tecnologia; alguns no mercado chamam o que fazemos de Capture 2.0.
O reconhecimento de faturas da TCG é a solução mais evoluída disponível no mercado, e uma vez que um parceiro avalia a plataforma, ele pode claramente perceber o impacto da modernização e da incorporação inteligente de novas tecnologias, como a inteligência artificial.
Os provedores de fluxo de trabalho frequentemente decidem fazer parceria conosco por dois motivos principais: precisão na captura e infraestrutura moderna.
Claro, temos concorrentes no mercado, muitos com soluções simples e pontuais ou tecnologias inflexíveis. Se um cliente deseja algo que aborde um documento financeiro relacionado ou um dado adicional específico da fatura, como pallets devolvidos, por exemplo, muitas soluções concorrentes não conseguem gerenciar esses itens de crédito quando listados nas faturas.
Além disso, a validação de dados-chave da fatura - antes de serem entregues à solução de fluxo de trabalho - pode ajudar a suportar taxas de automação mais altas para o parceiro de fluxo de trabalho. Outro bom exemplo é quando pedidos estão ligados ao preço de mercado. O cliente deseja garantir que o preço de índice correto, baseado na data do pedido, seja aplicado à fatura; esse tipo de validação a plataforma TCG pode lidar com facilidade. Isso permite que a ferramenta de fluxo de trabalho se concentre verdadeiramente em gerenciar exceções financeiras típicas.
As parcerias funcionam bem porque a TCG tem uma combinação especial de tecnologia de ponta e um grande volume de conhecimento interno e experiência com contas a pagar – desde a equipe de desenvolvimento até os serviços de consultoria. Isso permite que a TCG seja um parceiro melhor e nos diferencia da concorrência aqui na Alemanha, na Europa e no mundo todo.
Nós entendemos o processo de contas a pagar e os controles, regulamentações por país, etc., ao contrário de apenas entender como capturar informações. E, devido à nossa experiência, sabemos como integrar melhor com uma variedade de sistemas financeiros também.
Quais outros tipos de documentos os provedores de automação de contas a pagar pediram para que você consiga capturar de forma eficaz além das faturas?
A lista é bastante extensa. Avisos de pagamento, pedidos de compra (POs), notas de entrega, pedidos de venda, confirmações de pedido (ou respostas de pedido)... na verdade, qualquer coisa envolvida no processo financeiro que liga compradores a bens ou serviços pode ser facilmente gerida com essa solução.
A plataforma é flexível o suficiente para capturar esses documentos associados ao processo de contas a pagar e ainda está estruturada para ser entregue de forma rápida, independentemente do ambiente de ERP ou fluxo de trabalho.
A solução de captura de faturas da TCG também tem muito sucesso em uma área onde muitas outras ferramentas de captura enfrentam dificuldades: nosso reconhecimento é excelente para faturas com várias páginas e várias linhas.
Com a quantidade de correspondência de POs no setor de manufatura, e a manufatura sendo tão importante para o mercado na Alemanha, essa capacidade de ler faturas de várias páginas e linhas é uma parte importante do sucesso que a TCG obteve nesse mercado? Existem outros setores que também têm essa necessidade?
Definitivamente. Como você observou, os fabricantes frequentemente têm faturas muito longas. E muitos fabricantes têm EDI configurado com seus maiores fornecedores. Seus principais fornecedores enviam faturas por EDI, mas isso frequentemente deixa milhares de faturas que ficam fora do processo de EDI.
Os grupos hospitalares são outro setor onde uma única fatura pode ser complexa para capturar e corresponder. Quando esses hospitais com várias localizações recebem faturas de bens médicos - como medicamentos, por exemplo - o fornecedor normalmente envia uma única fatura com centenas de páginas de itens. Antes de a solução TCG estar disponível, nesses sistemas de captura da primeira geração, esses dados de fatura não podiam ser processados automaticamente. As pessoas ficavam horas com uma única fatura digitando manualmente os dados.
Hoje, até esses tipos de faturas complexas são facilmente gerenciados pela plataforma TCG; ela pode processar documentos de faturas enormes em questão de minutos ou menos.
Um de nossos clientes é o maior varejista da Europa; eles processam todas as faturas não relacionadas a PO em vários países. E hoje, independentemente do país, idioma ou requisitos específicos do país, todas as faturas são processadas na plataforma TCG... Isso inclui faturas em chinês (caracteres Kanji) e japonês.
Existem muitos exemplos: o principal fornecedor mundial de diálise usa a plataforma TCG para o processamento de faturas em 42 países ao redor do mundo; e uma grande empresa de logística utiliza a plataforma em Hong Kong para atender o mercado asiático. Essa empresa de logística processa faturas do Japão, Coreia do Sul, Taiwan, Malásia, Índia... todos países com conjuntos de caracteres de byte duplo ou não-latinos. Estamos até processando faturas russas em cirílico.
Você pode compartilhar como o surgimento da IA ajudou na classificação e captura de dados das faturas dos fornecedores?
Uma grande melhoria que a TCG fez com a ajuda da IA é na classificação. Existem apenas alguns sistemas usados pelas empresas para gerar faturas, e a maioria de todas as faturas trocadas no mundo hoje chegam em formato .pdf, geradas a partir do ERP. Utilizamos a classificação primeiro para determinar de qual sistema de impressão de faturas essa fatura foi gerada (ex. SAP, Microsoft Dynamics ou Netsuite), o que fornece 80% do conhecimento necessário para capturar os dados corretamente. Adicione aprendizado de máquina, que acontece de forma contínua conforme os usuários validam os dados da fatura, e você rapidamente aumenta o processamento sem intervenção e se aproxima da automação total.
Há outro benefício para essas faturas eletrônicas geradas pelo sistema: à medida que o volume de faturas em papel diminui, isso elimina a baixa qualidade que às vezes é observada com o escaneamento e captura de faturas.
Mais de 50% das faturas que vemos passando pela solução de captura de faturas da TCG são recebidas como PDFs, e essa não é uma tendência nova. Ela continua a crescer rapidamente na Europa, pois a regulamentação da UE exigiu que todas as agências públicas sejam capazes de aceitar faturas eletrônicas (PDF, XPS ou outros tipos de faturas eletrônicas).
Além de ter uma excelente tecnologia, quais outras vantagens comerciais, de pessoal e de implantação a TCG oferece aos parceiros de automação de AP?
Mencionei anteriormente que a experiência específica em AP de nossos consultores faz com que tenhamos parcerias e projetos com clientes muito bem-sucedidos.
Nossas opções comerciais são tão flexíveis quanto a plataforma: oferecemos licenciamento perpétuo e por assinatura, além de várias opções de implantação, incluindo no local e em nuvem privada ou pública.
Muitos parceiros optam pela nossa solução de captura de faturas como um serviço. Podemos integrá-la ao fluxo de aprovação no SAP (mesmo que a captura esteja na nuvem) ou a qualquer outro fluxo de trabalho que eles ofereçam.
Qual você acha que é a próxima grande tendência em automação de processos de negócios que as pessoas devem ficar atentas hoje?
A migração para a nuvem é a principal tendência hoje, pois beneficia a experiência do cliente de duas maneiras principais: um modelo de precificação pay-as-you-go e a liberdade de migrar mais facilmente de um serviço de captura de faturas para outro.
A nuvem suporta facilmente um modelo de precificação baseado em consumo, o que significa que os clientes podem considerar o custo como uma despesa operacional em vez de um CAPEX. E com as flutuações que surgem com os negócios internacionais modernos, esse modelo de precificação por consumo significa que os clientes não ficam presos a um custo alto de processamento, caso haja mudanças no seu negócio que impactem o volume de faturas.
A tendência da nuvem pode tornar mais difícil para os fornecedores de captura de faturas que não focam no atendimento ao cliente, mas aceitamos esse desafio com entusiasmo.
A cultura da TCG é voltada para relacionamentos de ganha-ganha com seus clientes e parceiros, e temos confiança de que a liberdade oferecida pelo modelo de nuvem ajudará a nos diferenciar ainda mais de outros fornecedores.
