BPO australiana aborda documentos de recursos humanos

ANTECEDENTES

La necesidad de digitalizar los datos históricos

Advance Record Management es uno de los líderes en el suministro de almacenamiento, catalogación, archivo y recuperación de documentos en Australia. A principios de 2020, una agencia victoriana les pidió que encontraran una solución que llevara sus servicios un paso más allá. Necesitaban procesar más de 1 millón de registros / documentos de recursos humanos archivados en una jerarquía que se pudiera buscar dentro del sistema de administración de contenido del cliente.

Como política estándar, el cliente conserva los registros de los empleados durante un mínimo de veinte años. Esto significaba que Advance Record Management tendría que encontrar una solución para los registros de aproximadamente 23,000 empleados pasados y presentes, en 500 cajas de archivos en papel desde distintas ubicaciones geográficas.

EL RETO

Copia impresa a electrónica

Fue un desafío encontrar una solución que no solo pudiera escanear, sino leer una variedad de diferentes tipos de formularios y formatos, como nómina, contratos, correspondencia general, formularios de licencia y revisiones de desempeño. Esta solución también necesitaba garantizar que estos documentos se pudieran encontrar fácilmente en el sistema de gestión de contenido cuando fuera necesario.

El otro desafío fue que aproximadamente 8,000 de estos registros debían hacerse dentro de marcos ajustados debido a las transiciones y transferencias de personal.

LA SOLUCIÓN

Utilizar DocProStar de TCG Process: una plataforma diseñada específicamente para automatizar de manera inteligente los procesos de negocio centrados en documentos a través de una infraestructura de captura, comprensión y ejecución.

DocProStar es una plataforma unificada basada en servicios web que incorpora la mejor inteligencia artificial (IA), bots de aprendizaje y reglas de validación, y es extensible con tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA), Google Vision y otras. Esto garantiza un mayor grado de eficiencia en los procesos basados en documentos.

Para Advance, DocProStar pudo clasificar, identificar y extraer datos de documentos no estructurados en una variedad de formatos, con una alta precisión, eliminando la preocupación por el error humano.

Para garantizar que se cumplieran los requisitos de seguridad de datos australianos, DocProStar se alojó en servidores locales.

Todo el proyecto tomó menos de 7 semanas, incluida la configuración del flujo de trabajo de clasificación para todos los documentos dentro de DocProStar y la configuración de la salida para que se indexe y exporte automáticamente al sistema de administración de contenido.

EL RESULTADO

Velocidad, precisión y un cliente muy feliz
Velocidad, precisión y un cliente muy feliz DocProStar tardó de 7 a 10 días en procesar 1 millón de documentos, incluido el escaneo de archivos PDF+texto y luego clasificar, aplicar OCR, indexar y exportar todos los documentos al sistema de gestión de contenido del cliente, por nombre del empleado y en orden cronológico.

La automatización ahorró una reducción estimada del 50% en las horas hombre en el transcurso del proyecto