Flexibel bleiben für langfristigen Erfolg
Einfache Anpassung an die Anforderungen neuer Kommunikationskanäle und Inhaltstypen.
Eingangspost zentral für das gesamte Unternehmen digitalisieren
Eingehende Kommunikation aus beliebigen Kanälen erfassen, um Arbeitsabläufe effizient zu gestalten und ein positives Kundenerlebnis zu schaffen.
Erfassung - der erste Schritt zur Prozessautomatisierung
Die Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern, Kunden, Lieferanten und weiteren Kontakten erfolgt über viele verschiedene Kanäle. DocProStar kann eingehende Informationen unabhängig von Eingangskanal und Format abholen, importieren und erfassen. Sowohl elektronische als auch Papierdokumente können mit DocProStar normalisiert und digital in einem unternehmensweiten Standardformat verarbeitet werden, egal ob Papierpost, Fax, E-Mail oder Nachrichten über Web-Portale und mobile Endgeräte.
Als zentrale Anlaufstelle für die gesamte eingehende Kommunikation reduziert DocProStar den manuellen Aufwand für die Übermittlung der Informationen an die verschiedenen Systeme und Abteilungen. Unsere Kunden haben die vollständige Transparenz über die eingehenden Informationen, gleichzeitig ist die Einhaltung der Anforderungen von Compliance und Datenschutz stets gewährleistet.
Collect
Input sammeln und in ein einheitliches digitales Format umwandeln
Alle Dokumente in einem Prozess erfassen
DocProStar bietet ein umfangreiches Angebot an Kollektoren, um die zu verarbeitenden Daten und Dokumente unabhängig von Ihrem Inhalt und Eingangskanal zu importieren.
Dabei können Informationen sowohl von analogen, als auch digitalen Eingangskanälen importiert werden. Somit ist der Weg der eingehenden Dokumente von Prozessanfang bis -ende digital abgebildet und vollständig nachvollziehbar.
- Direkte Anbindung von Multifunktions-Druckern (MFP) bis hin zu Hochgeschwindigkeitsscannern in der Produktion.
- Einfache Anbindung von dezentralen Niederlassungen in Geschäftsprozesse und Nutzung der Scanprozesse über Desktop-Geräte vor Ort.
- Direkter Import elektronischer Inhalte über Dateisysteme, Remote-Server (SFTP), etc.
Einfach und jederzeit eingehende E-Mails verarbeiten
DocProStar kann mit den vielfältigen Anforderungen und der damit verbundenen Komplexität bei der Verarbeitung eingehender E-Mails umgehen. Inhalte von E-Mail-Body und Anhängen können problemlos direkt von DocProStar erfasst werden.
Der E-Mailprozess umfasst alle notwendigen Schritte vom Überwachen des E-Mailpostfachs über das Selektieren, Importieren bis hin zum Entpacken und Extrahieren der Inhalte. Es ist keine manuelle Vorarbeit erforderlich.
- DocProStar überwacht aktiv freigegebene Postfächer, importiert, normalisiert und extrahiert E-Mails und Anhänge und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor.
- Ein TCG-eigenes Microsoft Office Add-in bietet Anwendern die Möglichkeit, einzelne E-Mails adhoc direkt an DocProStar-Prozesse zu senden.
Daten auf jedem Endgerät erfassen
Die mobile Suite von DocProStar ermöglicht die einfache Erfassung und Prozesssteuerung über Mobile Endgeräte wie Tablets oder Smartphones.
Android- und iOS-Geräte können über eine mobile App Bilder direkt an einen DocProStar-Geschäftsprozess senden.
- Ein mobiles SDK kann in bestehende mobile Apps integriert werden, um Inhalte direkt an DocProStar Prozesse zu senden.
- Mit der TCG-eigenen mobilen App DocSnap ist mobile Erfassung auch ohne App-Entwicklung möglich. Die App ist direkt an die DocProStar Verarbeitungsumgebung angebunden. App-Branding und Erfassungsprofile können zentral angepasst werden.
Daten mithilfe offener Schnittstellen importieren
Die offene REST-Schnittstelle von DocProStar ermöglicht eine mühelose Integration zwischen DocProStar und Bestands- und anderen weiterführenden Systemen. Dies gewährleistet eine vollständige End-to-End-Prozesskontrolle für Ihr gesamtes Input Management.
REST-APIs erleichtern die Integration bestehender Technologien und Systeme, egal ob beim Import über ein Webportal oder der Anbindung von RPA-Workflows für die Dokumentenverarbeitung. Die REST-Schnittstelle ermöglicht
- die Erstellung neuer Workitems oder das Hinzufügen von Medien oder Inhalten zum Start des DocProStar Prozesses
- die Überwachung der Prozesse und der Zugriff auf aktuelle Statusinformationen von „Remote“ möglich
- die Integration der Verarbeitungsergebnisse in Anwendungen von Drittanbietern
Transparenz durch Standardisierung ermöglichen
DocProStar normalisiert eingehende Information für eine agile und effiziente Weiterverarbeitung und bestmögliche Ergebnisse.
Alle eingehenden Inhalte unabhängig vom Eingangskanal und Format werden für eine konsistente digitale Verarbeitung in ein einheitliches Format umgewandelt (normalisiert). Gleichzeitig bleiben die Originalinhalte für die Langzeitarchivierung verfügbar.
- Digitale und elektronische Inhalte extrahieren und für die Datenextraktion und -klassifizierung vorbereiten
- Genauigkeit verbessern unabhängig von OCR Ergebnissen
- Komplexe Dateistrukturen entpacken und extrahieren wie beispielsweise E-Mail-Anhänge und .zip- oder Archivdateien
- Bildverbesserung und -bereinigung sorgt für qualitativ hochwertige Bilder zur Vorbereitung der Datenextraktion
"Die hochpräzise OCR und Klassifizierung von DocProStar ermöglichte es Advance Record Management, schnell und flexibel auf unsere Kunden zu reagieren. Die KI war beeindruckend in ihrer Fähigkeit, mit vielen verschiedenen Dokumentarten und auch älteren Dokumenten umzugehen. Die Lösung sorgte dafür, dass ein komplexes Projekt in kürzester Zeit abgewickelt werden konnte und übertraf damit die Erwartungen unserer Kunden."
Phillip D'Souza, Geschäftsführer Advance Record Management
Konsistente Kommunikation sicherstellen
Kunden und Geschäftspartner profitieren unabhängig vom gewählten Eingangskanal und Format von derselben konsistenten und effizienten Kommunikation.
Menschen mit Prozessen verbinden
Steigern Sie Ihre Mitarbeiterproduktivität vor Ort und an entfernten Standorten und verbessern Sie Ihre Kommunikation mit allen Stakeholdern.
Transparenz und Compliance gewährleisten
Universelle Eingangskontrollen und die automatische Erstellung von Audit Trail Dateien ermöglichen eine durchgängig konforme Verarbeitung.