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Von unstrukturierten Daten zu entscheidungsrelevanten Geschäftsinformationen

Automatisierte Prozesse beginnen mit den richtigen Daten

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Wie werden unstrukturierte Dokumente und Daten in entscheidungsrelevante Informationen umgewandelt?

 

Nach der Erfassung und Normalisierung eingehender Dokumente werden modernste Technologien (künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Bots) eingesetzt, um deren Inhalt, Typ und Bedeutung zu verstehen. Relevante Daten werden extrahiert und automatisch validiert.

 

Das Geheimnis höchster Automatisierung liegt in der intelligenten und flexiblen Kombination der Technologien. So kann die Effizienz der Arbeitsabläufe maximiert und gleichzeitig die Genauigkeit der Daten gewährleistet werden.

 

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Unternehmensübergreifende Prozessbeschleunigung mit Intelligent Document Processing

Effizienter mit künstlicher Intelligenz

Zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Sortieraufgaben gehören dank der KI-gesteuerten Klassifikatoren von DocProStar der Vergangenheit an. Die vollständige Automatisierung der Poststelle beginnt mit der automatischen Klassifikation von verschiedenen Dokumenttypen.

DocProStar nutzt hierfür modernste, weltweit vielfach bewährte Technologien. Die KI-Methoden sind explizit auf die Geschäftsprozesse zugeschnitten und ermöglichen, dass Dokumente automatisch der richtigen Kategorie bzw. Klasse zugeordnet werden. Kontinuierliches Online-Lernen (maschinelles Lernen) maximiert den Anteil vollautomatischer Klassifikation im laufenden Betrieb.

  • Das Training des Klassifikators ist einfach: Beispielbelege werden in Trainingsordnern abgelegt. Der Klassifikator erstellt und testet automatisch das Modell. So können die Ergebnisse schon nach kürzester Zeit produktiv genutzt werden.
  • Mit hierarchischer Klassifikation können auch komplexe Anforderung einfach erfüllt werden. Dabei werden Klassifizierungsansätze kombiniert und/oder Klassen in logischen Gruppen zugeordnet.
  • Eine zusätzliche Online-Lernoption beschleunigt die Implementierungszeit und stellt sicher, dass die Klassifizierung kontinuierlich überprüft und auf Basis der täglichen Nutzung laufend aktualisiert wird.

Von unstrukturierten zu strukturierten Daten

DocProStar verarbeitet alle Dokumente, egal ob strukturierte Formulare, halbstrukturierte Dokumente wie z.B. Rechnungen oder unstrukturierte Dokumente wie Anträge und Korrespondenz. Mehrsprachigkeit wird selbstverständlich unterstützt. Dabei können die Informationen elektronisch, maschinell erstellt, auf Papier oder sogar handschriftlich eingehen. Verschiedene Inhaltsextraktoren stehen als Werkzeuge zur Verfügung, um die richtigen Daten sicher zu extrahieren.

  • Freiform-Extraktoren erkennen Inhalte nach menschlicher Logik, in dem sie Beziehungen zwischen Beschriftungen, anderen Feldern und Formatierungen verstehen, um die richtigen Informationen an der richtigen Stelle im Dokument zu finden.
  • Die Arbeit mit strukturierten Formularen wird durch ein Dynamic Formsbot von DocProStar ermöglicht. Dabei wird die Formularstruktur analysiert, um die Daten zu extrahieren.
  • Bewährte Extraktionsmethoden nutzen Daten aus bestehenden Systemen, um die Genauigkeit zu verbessern. Durch den Datenabgleich mit CRM- oder ERP-Daten wird schnell der richtige Datensatz aus mehreren Kombinationen gefunden.

Entscheidungsrelevante Geschäftsinformationen

Extraktion ohne nachgelagerte Validierung der extrahierten Daten kann schnell im Chaos enden. DocProStar bietet leistungsstarke automatische Validierungsfunktionen in Kombination mit vollständiger Prozesskontrolle. So wird sichergestellt, dass Daten korrekt erfasst und als entscheidungsrelevante Geschäftsinformationen weiterverarbeitet werden.

Die Plattform verfügt über verschiedene Werkzeuge zur umfassenden Validierung, von der einfachen Überprüfung der korrekten Formatierung bis hin zum Abgleich der erfassten Daten mit Geschäftsregeln, Stamm- und Bewegungsdaten.

  • Mehr als 50 Vorlagen für gängige Validierungsregeln sowie individuell konfigurierbare Regeln stellen sicher, dass die Daten aus den Klassifizierungs- und Extraktionsschritten richtig sind.
  • Out-of-the-Box Validierungsregeln sind sofort einsatzbereit und prüfen die extrahierten Daten über den gesamten Verarbeitungsprozess hinweg, egal ob die Daten manuell oder automatisch erfasst wurden.
  • Die Datenvalidierung wird vereinfacht durch die Verwendung von Webservices, APIs und Datenbankintegrationen.

"Bei der Prüfung der auf dem Markt erhältlichen Lösungen zur Prozessautomatisierung hat uns DocProStar sehr gut gefallen. Die Software ermöglicht auf einer einheitlichen Plattform, Inhalte zu klassifizieren, Daten zu extrahieren, die Daten im Verhältnis zu anderen Inhalten zu verstehen und den Prozess ganzheitlich zu automatisieren. Darin liegt ein großer Vorteill für unsere Outsourcing-Services und unsere Endkunden."

John Ford, CTO Jobes Technology Solutions

Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

Manuelle Dateneingabe ist eine langsame und fehleranfällige Aufgabe. Mit der automatischen Extraktion und Validierung von Inhalten entfällt diese Aufgabe. Die Mitarbeiter werden nur zu Prüf- und Korrekturzwecken in den Verarbeitungsprozess miteinbezogen.

Schnellere Verarbeitung von Geschäftsinformationen

Dank automatischer Klassifikation und Datenextraktion sind die Arbeitsprozesse schneller als je zuvor. Die Sichtung von Dokumenten sowie vor- und nachgelagerte Tätigkeiten (wie manuelles Sortieren, Kopieren von Dateien usw.) entfallen.

Gewährleistung präziser und richtiger Daten

Manuelle Prozesse sind nicht nur langsam, sondern auch fehleranfällig: Eine falsche Datei an der falschen Stelle oder ein falsch eingegebenes Datenfeld kann zu großen Verzögerungen oder Verlusten führen. Die Prozesskontrolle und die automatische Dokumentverarbeitung stellen sicher, dass nur korrekte und validierte Daten in Ihre Systeme gelangen.

Eine Lösung für alle Prozesse

Mit DocProStar können verschiedene Prozesse auf einer einheitlichen Plattform abgebildet werden. Die Plattform von DocProStar ist flexibel erweiterbar und kann für die Extraktion und Klassifikation einer Vielzahl unterschiedlicher Dokumente und Inhalte genutzt werden.