受信トレイが、想像以上の業務コストを生んでいる

どの組織でも経験があるでしょう。未読メールが何百通も溜まった共有受信箱。スタッフは、実際の業務を1つも始める前に、午前中を費やして手作業でメールの仕分け、転送、優先順位付けに追われている。日常的な問い合わせの山に埋もれてしまった顧客からの苦情は、手遅れになるまで見過ごされてしまう。

メールは依然としてビジネスコミュニケーションの主要なチャネルですが、多くの組織では10年前と変わらない方法で管理されています。つまり、手作業で、一貫性なく、多大なコストをかけているのです。

TCG Processが「Email Triage Accelerator」を開発したのは、まさにこの問題を解決するためです。
 

「Email Triage Accelerator」の機能
 

「Email Triage Accelerator」は、既存のMicrosoft 365環境を置き換えるのではなく、その上に構築され、Microsoft Graphを介して安全に接続し、既存のインフラストラクチャ内で動作します。受信メールとその添付ファイルは、あらかじめ定義されたビジネスルールに基づいて自動的に分類、優先順位付けされ、適切なチームやシステムにルーティングされます。 手動での仕分けは不要です。エスカレーションの見落としもありません。メールが取り残されることもありません。

このソリューションを支えるAIは、件名を読むだけでなく、メール本文や添付ファイルも分類することで、精度を大幅に向上させます。また、機械学習に基づいて構築されているため、処理するメールごとに結果を精緻化し、時間の経過とともに性能が向上し続けます。
 

重要な数値
 

その成果は疑いようがありません。「Email Triage Accelerator」を導入した組織では、人手によるミスや手戻りを90%以上削減しつつ、人員を増員することなく、毎日数千通のメールを処理しています。 すべての処理ステップが記録・監視され、レポート化されるため、コンプライアンスチームや運用チームは必要な監査証跡を完全に把握できます。

銀行、保険、政府機関など、対応時間がSLAや顧客成果に直結する規制業界において、この追跡可能性は「あれば便利なもの」ではなく、不可欠な要素です。

数ヶ月ではなく、数日で稼働開始
 

このアクセラレーターが従来の自動化プロジェクトと一線を画す点は、導入に約5日しかかからないことです。 わずか2ページの簡単な導入フォームに、ルーティングや優先順位付けに関するビジネスルールを記入するだけで、その後、お客様の希望に応じて、ホスティング型またはオンプレミス型でソリューションを稼働させることができます。

これは単なるパイロットプロジェクトではありません。ほとんどのITプロジェクトでは到底及ばないスピードで提供される、本番環境対応の自動化ソリューションなのです。

全体像
 

メールのトリアージは、多くの場合、より大規模な取り組みへの入り口となります。受信メールが分類され、自動的に適切な場所へ流れ始めれば、そのデータを下流のプロセス（保険金請求処理、ローン申請、買掛金管理、顧客オンボーディングなど）に連携させることは容易になります。 「メールトリアージ・アクセラレータ」は、単体の解決策ではなく、より広範な企業自動化戦略の第一歩となるよう設計されています。

当社のアクセラレータ製品群の全ラインナップについては、こちらをご覧ください。数年単位の変革プロジェクトを行わずに業務の近代化を図りたい組織にとって、これは魅力的な出発点となるでしょう。