L'evoluzione logica: perché la moderna automazione dei processi aziendali appartiene al cloud
Sergey Borovoy, direttore dei servizi cloud presso TCG Process, analizza i vantaggi dell’automazione dei processi nel cloud e cosa cambia quando l’infrastruttura smette di essere il collo di bottiglia.
Per molti anni, la “fortezza on-premise” è stata il punto di riferimento per la tecnologia aziendale. Se si desideravano sicurezza e controllo, era necessario costruirla autonomamente, ospitarla nel proprio data center e gestirla con il proprio team. Questo modello ha svolto la sua funzione in un’epoca in cui i sistemi aziendali erano in gran parte interni e il “mondo esterno” era qualcosa da tenere a distanza. Tuttavia, le esigenze del mercato odierno stanno imponendo una rivalutazione di quel controllo fisico. Non si tratta solo di un cambiamento tecnico, ma di un passaggio dalla gestione dell’hardware alla padronanza dei flussi di lavoro. Adottando un livello di intelligenza basato sul cloud, il vostro team sarà libero di concentrarsi su progetti che supportano direttamente la crescita aziendale, mantenendo al contempo il controllo totale sui risultati aziendali.
Perché proprio ora?
Per molto tempo, gestire l’automazione dei processi aziendali in locale è stata una scelta ragionevole. I sistemi aziendali erano prevalentemente interni, le integrazioni erano limitate e il cloud stava ancora conquistando la fiducia dell’IT aziendale.
Quel contesto è cambiato radicalmente. Le organizzazioni ora fanno affidamento su applicazioni SaaS, servizi di intelligenza artificiale, team remoti, API dei partner e volumi sempre crescenti di documenti digitali. I processi aziendali superano regolarmente i confini organizzativi e geografici, rendendo la flessibilità dell’infrastruttura importante tanto quanto l’automazione stessa.
Allo stesso tempo, le aspettative aziendali si sono accelerate. Nuovi requisiti normativi, esigenze dei clienti in continua evoluzione e rapidi progressi nell’IA implicano che le organizzazioni non possono più permettersi di impiegare settimane o mesi per predisporre l’infrastruttura prima di migliorare un processo. Il vantaggio competitivo spetta sempre più a chi è in grado di automatizzare, adattarsi e implementare più rapidamente rispetto alla concorrenza. Queste tendenze rendono l’automazione dei processi aziendali (BPA) cloud-native non solo un’opzione di implementazione alternativa, ma l’architettura che meglio si allinea al modo in cui operano le organizzazioni moderne.
Collegare i silos aziendali
Un errore comune è pensare che una piattaforma di orchestrazione centrale debba risiedere nello stesso rack di server dei dati che gestisce. In realtà, la vostra azienda è già un sistema distribuito. Una piattaforma BPA cloud collega le applicazioni esistenti tramite API, consentendo ai processi di estendersi a sistemi ERP, CRM, posta elettronica, sistemi di gestione dei documenti e servizi di terze parti senza complesse integrazioni punto a punto.
Questo approccio cloud-native colma il divario creato dai moderni ecosistemi SaaS e dal lavoro da remoto. Anziché limitarsi ad aiutare l’acquisizione di dati esterni, il livello di orchestrazione funge da framework di connettività, gestendo in modo sicuro il flusso di informazioni nell’intero panorama digitale. Sebbene alcuni siano preoccupati per la “latenza” – il ritardo causato dalla distanza fisica tra il cloud e i server locali – il tempo di transito dei dati è ormai misurato in piccole frazioni di secondo. Si tratta di un valore insignificante rispetto al “tempo di elaborazione” dei sistemi aziendali, che spesso impiegano alcuni secondi per mettere in coda ed elaborare un’attività. In pratica, la connessione è sostanzialmente invisibile, consentendo all’orchestratore di operare quasi in tempo reale con i sistemi esistenti.
Automatizzare i processi, non solo le attività
Il moderno BPA inizia dove finiscono i sistemi aziendali tradizionali. Anziché limitarsi a gestire record strutturati, acquisisce e comprende e-mail, fatture, PDF e altri contenuti aziendali non strutturati prima di indirizzarli verso flussi di lavoro automatizzati.
OCTO combina l’elaborazione intelligente dei documenti, l’orchestrazione dei flussi di lavoro e il supporto decisionale basato sull’intelligenza artificiale in un’unica piattaforma cloud. Ciò consente alle organizzazioni di automatizzare processi aziendali completi anziché singole attività isolate. In questo contesto, l’intelligenza artificiale fa molto di più che “leggere” il testo: è in grado di classificare i documenti in arrivo, estrarre le informazioni chiave e convalidarle in base alle regole aziendali. Cosa importante, è in grado di rilevare anomalie per prevenire frodi e pagamenti duplicati, inoltrando le eccezioni solo ai dipendenti competenti per la revisione.
Poiché è disponibile nel cloud, il vostro team può muoversi alla “velocità del percorso” (Journey Speed): la capacità di trasformare un’idea di nuovo processo in un risultato operativo in tempo record.
Scalabilità alla velocità della domanda
È possibile raggiungere questo livello di velocità solo eliminando gli ostacoli fisici dell’IT tradizionale. In un contesto on-premise, il lancio di un nuovo processo comporta spesso un ciclo di un mese per l’acquisto e la configurazione dei server. Al contrario, una piattaforma di automazione centrale basata sul cloud può essere implementata via Internet in poche ore.
Questo cambiamento è alla base della vera agilità organizzativa. In un mercato in cui i volumi di documenti digitali possono aumentare in modo imprevisto, è necessario poter aumentare le risorse per un nuovo progetto o ridurle dopo un picco stagionale senza ritrovarsi con software inutilizzato o hardware obsoleto di cui non si ha più bisogno.
Sicurezza e resilienza su larga scala
I principali fornitori di servizi cloud investono ogni anno miliardi in funzionalità di sicurezza, monitoraggio e conformità che molte organizzazioni avrebbero difficoltà a replicare internamente. Se configurate correttamente, le principali piattaforme cloud possono fornire funzionalità di sicurezza – tra cui monitoraggio continuo, gestione delle identità e crittografia – che molte organizzazioni faticano a implementare in locale.
Fornendo la piattaforma OCTO tramite Microsoft Azure, garantiamo un livello di resilienza che i provider di hosting regionali o i piccoli team interni spesso faticano a eguagliare. Nel cloud, l’alta disponibilità è integrata; se un server presenta un malfunzionamento, il provider avvia istantaneamente una nuova istanza per garantire la continuità del lavoro. Questa infrastruttura è supportata da strumenti di conformità come Vanta, che offrono informazioni in tempo reale sui controlli di sicurezza a protezione dei dati.
L’iceberg della proprietà: alla luce i costi nascosti
Il costo reale del software on-premise è come un iceberg: il costo della licenza è solo la punta visibile. Una ricerca condotta da SysAid dimostra che la manutenzione dei sistemi on-premise può aumentare del 30–40% i costi IT complessivi a causa di spese nascoste quali raffreddamento, backup e riparazioni di emergenza.
Una parte importante di questo fenomeno è rappresentata dal “ciclo di rinnovo dell’hardware”. L’hardware fisico ha una durata di vita limitata, stimata in genere tra i 3 e i 5 anni. Dati recenti della Gartner Peer Community confermano che i responsabili IT prevedono generalmente una durata di vita di 4–5 anni per le apparecchiature server principali. Sebbene alcuni grandi fornitori hyperscale stiano valutando di estendere questi cicli a 5–6 anni per motivi di efficienza ambientale, l’azienda media rimane intrappolata in un circolo vizioso di spese in conto capitale periodiche per apparecchiature che si limitano a mantenere lo status quo. In un modello cloud, questa obsolescenza hardware è responsabilità del fornitore, non vostra.
Mantenere il controllo e la conformità
Per i settori regolamentati come quello bancario o assicurativo, la localizzazione dei dati è una questione fondamentale. Sebbene alcuni ritengano che l’hosting in loco sia l’unico modo per soddisfare tali norme, il cloud offre ormai strumenti più efficaci per garantire la conformità in materia di residenza dei dati. Le architetture cloud avanzate utilizzano funzionalità di geofencing per instradare le informazioni in base ai requisiti normativi locali, garantendo che i dati sensibili non escano mai dalla regione prevista. Ciò consente di mantenere la “sovranità operativa” – ovvero la capacità di progettare e controllare i propri flussi di lavoro – pur utilizzando un’infrastruttura globale progettata per gestire normative complesse e multigiurisdizionali.
Opzioni di implementazione
OCTO funziona ovunque le vostre operazioni lo richiedano: nel vostro cloud, in un cloud ospitato da un provider, in locale o in una configurazione ibrida che li combini. La piattaforma e le sue funzionalità rimangono le stesse in ogni caso. Questo articolo illustra i vantaggi della distribuzione su cloud, ma la scelta di dove eseguire OCTO spetta a voi.
Risultati concreti
Le organizzazioni riportate di seguito operano in settori molto diversi tra loro, ma hanno ottenuto risultati simili: elaborazione più rapida, costi operativi inferiori e maggiore scalabilità operativa:
• ERS (Assicurazioni): questa compagnia assicurativa britannica specializzata nel settore automobilistico ha trasferito la gestione dei sinistri sul cloud, riducendo il tempo di elaborazione manuale da 25 minuti a una media di 4 minuti per sinistro. Questo passaggio ha aumentato la capacità complessiva di gestione delle richieste di risarcimento del 75%.
• Barber’s (Produzione alimentare): un storico produttore di formaggi ha automatizzato la gestione della contabilità fornitori, riducendo i tempi di elaborazione delle fatture da due settimane a due giorni. Questa riduzione dell’85% ha consentito al team finanziario di recuperare oltre 500 ore di capacità all’anno.
Conclusione: Padroneggiare il proprio futuro operativo
La vera domanda non è più se l’automazione dei processi aziendali debba avvenire nel cloud. Per la maggior parte delle organizzazioni, la questione è se il mantenimento dell’infrastruttura di automazione crei ancora un vantaggio competitivo o se, semplicemente, consumi preziose risorse IT. Trasferendo la BPA nel cloud, le organizzazioni spostano la propria attenzione dalla manutenzione dei server al miglioramento dei risultati aziendali. È proprio qui che si crea un vantaggio competitivo duraturo. Fornito tramite la piattaforma sicura Microsoft Azure, OCTO as a Service offre l’orchestrazione basata sull’intelligenza artificiale e l’automazione connessa necessarie per trasformare informazioni frammentate in risultati scalabili.