La evolución lógica: por qué la automatización moderna de procesos de negocio pertenece a la nube
Sergey Borovoy, director de servicios en la nube de TCG Process, analiza las ventajas de implementar la automatización de procesos en la nube y qué cambia cuando la infraestructura deja de ser el cuello de botella.
Durante muchos años, la «fortaleza local» fue el modelo de referencia en tecnología empresarial. Si se buscaba seguridad y control, había que construirla uno mismo, alojarla en el propio centro de datos y gestionarla con el propio equipo. Este modelo cumplió su función en una época en la que los sistemas empresariales eran en gran medida internos y el «mundo exterior» era algo que había que mantener a raya. Sin embargo, las exigencias del mercado actual están obligando a replantearse ese control físico. No se trata solo de un cambio técnico, sino de pasar de gestionar el hardware a dominar los flujos de trabajo. Al adoptar una capa de inteligencia basada en la nube, liberas a tu equipo para que se centre en proyectos que apoyen directamente el crecimiento del negocio, al tiempo que mantienes un control total sobre los resultados de tu empresa.
¿Por qué ahora?
Durante mucho tiempo, ejecutar la automatización de procesos empresariales en las propias instalaciones fue una opción razonable. Los sistemas empresariales eran en gran medida internos, las integraciones eran limitadas y la nube aún se estaba ganando la confianza de los departamentos de TI de las empresas.
Ese entorno ha cambiado radicalmente. Las organizaciones dependen ahora de aplicaciones SaaS, servicios de IA, equipos remotos, API de socios y volúmenes cada vez mayores de documentos digitales. Los procesos empresariales traspasan habitualmente las fronteras organizativas y geográficas, lo que hace que la flexibilidad de la infraestructura sea tan importante como la propia automatización.
Al mismo tiempo, las expectativas empresariales se han acelerado. Los nuevos requisitos normativos, las cambiantes demandas de los clientes y los rápidos avances en IA implican que las organizaciones ya no pueden permitirse dedicar semanas o meses a aprovisionar la infraestructura antes de mejorar un proceso. La ventaja competitiva recae cada vez más en aquellos que pueden automatizar, adaptarse e implementar más rápido que sus competidores. Estas tendencias hacen que la automatización de procesos de negocio (BPA) nativa de la nube no sea simplemente una opción de implementación alternativa, sino la arquitectura que mejor se adapta al funcionamiento de las organizaciones modernas.
Cómo conectar los silos de tu empresa
Un error muy común es pensar que una plataforma de orquestación central debe estar ubicada en el mismo rack de servidores que los datos que gestiona. En realidad, su empresa ya es un sistema distribuido. Una plataforma BPA en la nube conecta sus aplicaciones existentes a través de API, lo que permite que los procesos abarquen su ERP, CRM, correo electrónico, sistemas de gestión de documentos y servicios de terceros sin necesidad de complejas integraciones punto a punto.
Este enfoque nativo de la nube salva la brecha creada por los ecosistemas SaaS modernos y el teletrabajo. En lugar de limitarse a facilitar la incorporación de datos externos, la capa de orquestación actúa como un marco de conectividad, gestionando de forma segura el flujo de información a lo largo de todo su entorno digital. Aunque a algunos les preocupa la «latencia» —el retraso impuesto por la distancia física entre la nube y los servidores locales—, el tiempo de tránsito de los datos se mide ahora en pequeñas fracciones de segundo. Esto es insignificante en comparación con el «tiempo de reflexión» de los sistemas empresariales, que a menudo tardan segundos en poner en cola y procesar una tarea. En la práctica, la conexión es prácticamente invisible, lo que permite que su orquestador funcione casi en tiempo real con sus sistemas existentes.
Automatizar procesos, no solo tareas
La BPA moderna comienza donde terminan los sistemas empresariales tradicionales. En lugar de limitarse a gestionar registros estructurados, captura y comprende correos electrónicos, facturas, archivos PDF y otros contenidos empresariales no estructurados antes de canalizarlos hacia flujos de trabajo automatizados.
OCTO combina el procesamiento inteligente de documentos, la orquestación de flujos de trabajo y el apoyo a la toma de decisiones basado en IA en una única plataforma en la nube. Esto permite a las organizaciones automatizar procesos empresariales completos en lugar de tareas aisladas. En este entorno, la IA hace mucho más que simplemente «leer» texto; puede clasificar los documentos entrantes, extraer información clave y validarla según tus reglas de negocio. Y lo que es más importante, puede detectar anomalías para prevenir el fraude y los pagos duplicados, derivando únicamente las excepciones a los empleados adecuados para su revisión.
Al ofrecerse en la nube, su equipo puede avanzar a la «velocidad del viaje»: la capacidad de convertir una nueva idea de proceso en un resultado operativo en tiempo récord.
Escalabilidad a la velocidad de la demanda
Solo se puede alcanzar este nivel de velocidad cuando se elimina la fricción física de las TI tradicionales. En un entorno local, poner en marcha un nuevo proceso suele implicar un ciclo de un mes de duración para la compra y configuración de servidores. Por el contrario, una plataforma central de automatización basada en la nube puede implementarse a través de Internet en cuestión de horas.
Este cambio es la base de la verdadera agilidad organizativa. En un mercado en el que los volúmenes de documentos digitales pueden dispararse de forma inesperada, necesitas la capacidad de ampliar los recursos para un nuevo proyecto o reducirlos tras un pico estacional sin quedarte atascado con «software sin usar» o hardware obsoleto que ya no necesitas.
Seguridad y resiliencia a gran escala
Los principales proveedores de servicios en la nube invierten miles de millones al año en capacidades de seguridad, supervisión y cumplimiento normativo que a muchas organizaciones les resultaría difícil replicar internamente. Cuando se configuran adecuadamente, las principales plataformas en la nube pueden ofrecer capacidades de seguridad —como la supervisión continua, la gestión de identidades y el cifrado— que a muchas organizaciones les resulta difícil implementar en sus propias instalaciones.
Al ofrecer la plataforma OCTO a través de Microsoft Azure, proporcionamos un nivel de resiliencia que los proveedores de alojamiento regionales o los pequeños equipos internos suelen tener dificultades para igualar. En la nube, la alta disponibilidad está integrada de serie; si un servidor falla, el proveedor pone en marcha al instante una nueva instancia para que su trabajo siga fluyendo. Esta infraestructura cuenta con el respaldo de herramientas de cumplimiento normativo como Vanta, que le proporcionan información en tiempo real sobre los controles de seguridad que protegen sus datos.
El iceberg de la propiedad: sacando a la luz los costes ocultos
El verdadero coste del software local es como un iceberg: el precio de la licencia es solo la punta visible. Un estudio de SysAid revela que el mantenimiento de los sistemas locales puede suponer un aumento del 30-40 % en los costes totales de TI debido a gastos ocultos como la refrigeración, las copias de seguridad y las reparaciones de emergencia.
Una parte importante de esto es «el ciclo de renovación del hardware». El hardware físico tiene una vida útil limitada, que suele estimarse entre 3 y 5 años. Datos recientes de la Gartner Peer Community confirman que los responsables de TI suelen prever una vida útil de entre 4 y 5 años para los equipos de servidor principales. Aunque algunos grandes proveedores a hiperescala están estudiando la posibilidad de ampliar estos ciclos a entre 5 y 6 años por motivos de eficiencia medioambiental, la empresa media sigue atrapada en un bucle de gastos de capital periódicos en equipos que apenas sirven para mantener el statu quo. En un modelo en la nube, esta obsolescencia del hardware es responsabilidad del proveedor, no tuya.
Mantener el control y el cumplimiento normativo
En sectores regulados como la banca o los seguros, la ubicación de los datos es una cuestión fundamental. Aunque hay quien cree que el alojamiento local es la única forma de cumplir estas normas, la nube ofrece ahora mejores herramientas para garantizar el cumplimiento de los requisitos de residencia de datos. Las arquitecturas sofisticadas en la nube utilizan funciones de geolocalización para dirigir la información en función de los requisitos normativos locales, lo que garantiza que los datos confidenciales nunca salgan de la región establecida. Esto le permite mantener la «soberanía operativa» —la capacidad de diseñar y controlar sus propios flujos de trabajo— al tiempo que utiliza una infraestructura global diseñada para gestionar normas complejas que abarcan varias jurisdicciones.
Opciones de implementación
OCTO se ejecuta allí donde tus operaciones lo necesiten: en tu propia nube, en una nube alojada por un proveedor, en tus propias instalaciones o en una configuración híbrida que combine todas estas opciones. La plataforma y sus capacidades son las mismas en todos los casos. Este artículo defiende las ventajas de la implementación en la nube, pero la decisión sobre dónde ejecutar OCTO sigue siendo tuya.
Resultados en la práctica
Las organizaciones que se indican a continuación operan en sectores muy diferentes, pero han logrado resultados similares: mayor rapidez en la tramitación, menores costes operativos y mayor escalabilidad operativa:
• ERS (Seguros): Esta aseguradora británica especializada en seguros de automóviles trasladó la tramitación de sus reclamaciones a la nube, reduciendo el tiempo de tramitación manual de 25 minutos a una media de 4 minutos por reclamación. Este cambio aumentó su capacidad global de tramitación de reclamaciones en un 75 %.
• Barber’s (industria alimentaria): una tradicional empresa quesera automatizó su gestión de cuentas por pagar, reduciendo el tiempo de tramitación de las facturas de dos semanas a dos días. Esta reducción del 85 % devolvió a su equipo financiero más de 500 horas de capacidad al año.
Conclusión: cómo dominar su futuro operativo
La verdadera cuestión ya no es si la automatización de los procesos empresariales debe estar en la nube. Para la mayoría de las organizaciones, la cuestión es si mantener la infraestructura de automatización sigue generando una ventaja competitiva o si, por el contrario, simplemente consume valiosos recursos de TI. Al trasladar la BPA a la nube, las organizaciones pasan de centrarse en el mantenimiento de los servidores a centrarse en la mejora de los resultados empresariales. Ahí es donde se crea una ventaja competitiva duradera. A través de la plataforma segura de Microsoft Azure, OCTO as a Service proporciona la orquestación mediante IA y la automatización conectada necesarias para convertir la información fragmentada en resultados escalables.