Mejore el procesamiento de documentos de clientes de seguros
VISIÓN GENERAL
Las compañías de seguros hoy enfrentan un desafío contra el tiempo, necesitan generar nuevos contratos actualizados o modificados lo antes posible. Esta puede ser una tarea diligente que consume mucho tiempo y que corre el riesgo de irritar a un cliente si no se hace de manera eficiente.
En este caso de uso, exploramos cómo con una plataforma tecnológica moderna como DocProStar, puedes acelerar significativamente la venta de nuevas políticas y la administración de las existentes, automatizando el procesamiento, reduciendo el riesgo y, al mismo tiempo, mejorando la participación del cliente. Reciba solicitudes, analice su información y entregue las cotizaciones de ventas en una fracción del tiempo. Nunca pierda documentos de respaldo con archivamiento automatizado. Lleve nuevos productos de seguros al mercado más rápidamente que nunca. Impresione a sus prospectos y conviértalos en clientes felices desde el principio.
EL ESCENARIO
Los clientes valoran un servicio rápido y sin complicaciones, algo que parece contradictorio con el aspecto real del proceso al comprar una nueva póliza de seguro. Para pasar de la consulta inicial de un cliente a la finalización de una venta, las empresas necesitan mejorar los procesos para pasar de A a B. Para cada tipo de seguro, existen diferentes formularios y requisitos de documentos para incorporar nuevos clientes, por lo que también hay diferentes procesos.
Cuando las compañías de seguros están lidiando con cientos de miles de estos procesos al día, necesitan hacerlo en un entorno sin complicaciones que seguramente cuidará al cliente. Esto puede ser una lucha, ya que las aseguradoras a menudo intentan improvisar una variedad de sistemas y comunicarse entre aquellos que no tienen acceso a algunos o todos ellos.
CREAR UNA NUEVA POLÍTICA ES UN PROCESO COMPLICADO
Any one provider may offer many types of insurance, from auto to life to homeowners and more. Each of these business lines has different sets of forms and asks for different supporting documents from customers. These documents will come from a variety of sources. Homeowner's insurance, for example, requires documents from not only the customer, but also a bank, home inspector, and appraiser, among others. The information from all these documents, located anywhere on the document and potentially across multiple pages, needs to make it into backend systems and get attached to the right customer record. Additionally, there is a staggering volume and variety of content to process. To process the incoming documents of an insurance company is to speak the jargon of several different professions all at once.
LA VERIFICACIÓN DE DOCUMENTOS Y DATOS ES DIFÍCIL PERO CRUCIAL
¿Qué sucede cuando a un documento le falta alguna información o se completa de manera ilegible? Si un cliente perdió una página que necesitaba firmar, por ejemplo, alguien tendrá que hacer un seguimiento para obtener esa firma. Dado que los sistemas heredados dependen del procesamiento basado en reglas, estos errores a menudo no se detectan hasta demasiado tarde. Si ese seguimiento tarda demasiado en suceder, es un retraso frustrante que apaga a los clientes. Lo mismo es cierto cuando la información en un nuevo formulario no coincide con los registros que una empresa ya podría tener. Corregir información errónea o faltante puede ralentizar el proceso y molestar a los clientes, pero no detectar estos errores puede poner a las compañías de seguros en un lugar complicado. Las primas y los acuerdos de reclamos basados en información incorrecta aumentan el riesgo de que una aseguradora tenga que pagar acuerdos que de otra manera no tendrían.
PROTEGER LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL PUEDE SER UN DESAFÍO
Muchos de los documentos que los clientes proporcionan pueden contener información confidencial, y no todas las personas que pueden acceder a los registros de los clientes necesitan ver todo lo que contienen. Además, dependiendo del tipo de póliza de seguro que se venda, puede haber regulaciones de cumplimiento que dicten los requisitos de archivo para ciertos documentos. Además, identificar los tipos de documentos y determinar qué información está oculta, y de quién, son tareas que las personas realizan con mayor frecuencia, lentamente y con alto riesgo de exposición a los datos. Esta información confidencial, una vez recibida y capturada, requiere una supervisión constante debido a las Regulaciones Generales de Protección de Datos, o GDPR. Los proveedores necesitan saber exactamente qué datos se recibieron de quién, y en qué fecha ingresaron a la organización y se revisaron, para garantizar que las políticas de retención y el cumplimiento de GDPR se cumplan y sean auditables.
CUMPLIR CON LAS REGULACIONES DE CUMPLIMIENTO ES COSTOSO E INEFICIENTE
Cumplir con las regulaciones de cumplimiento tiene un alto precio y, en última instancia, lleva mucho tiempo. Sin embargo, en los entornos regulados de hoy en día, es obligatorio tener una visibilidad completa de todo el contenido y los datos relacionados con los clientes a lo largo del ciclo de vida completo de la participación del cliente. Este proceso protege tanto al cliente como a la compañía de seguros, y significa catalogar correctamente todo el contenido, incluida la asignación a los clientes relevantes y la clasificación adecuada de la información. Esto garantiza que se apliquen las reglas correctas de programación y privacidad de retención, ya sea mediante software o intervención humana. Realizado manualmente, esto requiere un gran personal y es propenso a errores, lo que podría conducir a problemas en cualquier auditoría posterior de riesgo y gobernanza. Para los bancos e instituciones financieras, cumplir con las regulaciones de cumplimiento es un proceso importante pero maduro para el error.
Gestionar estas complejidades de forma rápida y precisa es fundamental para ganar nuevos negocios y mantener lo que ya tiene. Pero las compañías de seguros enfrentan una serie de desafíos en la automatización de sus procesos establecidos.
LA SOLUCIÓN
DocProStar de TCG va más allá de la automatización basada en reglas (o robótica) de sistemas heredados y lleva el procesamiento de documentos muchos pasos más allá en capacidades y cumplimiento. El motor de IA moderno que está en el corazón de esta solución puede reconocer y actuar sobre las muchas variables de los documentos de respaldo a medida que se reciben. DocProStar funciona de una manera independiente de la transmisión y el formato, lo que significa que tanto los clientes como los agentes no se verán obstaculizados por estrictas reglas o formatos de envío. Los clientes pueden enviar documentos de respaldo y pueden estar seguros de que la información llegará a un agente con velocidad y precisión. Las aseguradoras pueden estar seguras de que el cumplimiento está incorporado.