Traitement plus rapide
Le courrier entrant est numérisé, traité et transmis aux bons destinataires en quelques heures seulement, au lieu de plusieurs jours.
Accélérateur d’automatisation
de la gestion du courrier entrant
Le courrier entrant est numérisé, traité et automatiquement orienté vers les bons destinataires en quelques secondes.
Automatisez le traitement de votre
courrier papier et électronique
L'accélérateur collecte, classe et traite automatiquement vos courriers et documents entrants.
OCTO convertit les contenus entrants, quels que soient leur source et leur format, en une structure homogène et prête à être traitée. Les types de fichiers, la mise en page et les métadonnées sont normalisés afin de garantir une classification fiable et cohérente.
Notre accélérateur s’appuie sur le machine learning pour classer les documents en fonction de leur mise en page et de leur contenu, afin d’identifier de manière fiable leur type. Lorsque le recours à une classification avancée par apprentissage automatique n’est pas nécessaire, des méthodes plus simples peuvent être utilisées, comme l’indexation pour attribuer les documents au bon destinataire ou l’orientation par mots-clés selon des règles prédéfinies.
L’objectif est de disposer de données fiables et validées le plus tôt possible dans le processus. Les informations sont d’abord extraites, puis contrôlées automatiquement à l’aide de règles et de mécanismes de validation. Seules les données vérifiées et conformes sont ensuite transmises aux processus métier, prêtes à être exploitées à l’étape suivante.
Les utilisateurs peuvent intervenir lorsque cela est nécessaire depuis une interface Web afin d’examiner, valider ou corriger les éléments traités par la boîte de réception automatisée. Ces interventions permettent également d’effectuer des contrôles qualité, de gérer les exceptions et de traiter les cas qui ne peuvent pas être entièrement automatisés.
Les corrections et validations réalisées par les utilisateurs peuvent en outre contribuer à améliorer les performances de l’automatisation au fil du temps
Enfin, les données vérifiées issues du traitement du courrier sont transmises aux systèmes concernés afin d’alimenter les étapes suivantes du processus. Elles peuvent également être orientées vers d’autres activités ou sous-processus au sein de la plateforme OCTO.
Des e-mails automatisés peuvent être envoyés à tout moment du processus aux clients ou aux parties prenantes externes afin de recueillir des informations, de solliciter les bons interlocuteurs ou de déclencher une décision. Les tâches et les boîtes de réception personnelles peuvent être directement intégrées au processus afin de faciliter le suivi et les interventions humaines. Une fois les données vérifiées, elles sont transmises aux systèmes concernés pour poursuivre le traitement.
Intégrez l'IA à vos processus
OCTO vous permet d’intégrer facilement les services d’IA les mieux adaptés à vos besoins grâce à des connecteurs prêts à l’emploi avec les principaux fournisseurs, notamment OpenAI, Microsoft et Google.
Relevez les défis du traitement du courrier moderne
Un accélérateur d’automatisation du courrier entrant, alimenté par l’IA, rapide à déployer et conçu pour évoluer avec vos besoins.
❌ Retards dans la distribution du courrier
Transmettez les documents importants aux bonnes personnes et aux bons systèmes en quelques minutes, plutôt qu’en plusieurs jours.
❌ Documents perdus ou mal classés
Assurez la capture, le suivi et l’orientation de chaque document dès sa réception.
❌ Contraintes liées au stockage physique
Numérisez le courrier entrant afin de réduire les besoins d’impression, de classement et d’espace de stockage.
❌ Difficultés en matière de conformité et d'audit
Constituez des dossiers numériques facilement consultables et conservez des pistes d’audit complètes afin de répondre aux exigences réglementaires.
Découvrez à quel point il est simple de numériser, d'acheminer et de suivre votre courrier entrant.
Demandez une démonstration sur mesure
Tout ce dont vous avez besoin pour moderniser le traitement de votre courrier
Suivi en temps réel
Identifiez et traitez rapidement le courrier prioritaire grâce à un suivi continu, sans les risques de retard ou d’erreur liés au tri manuel.
Classification et extraction par l'IA
Classe automatiquement les e-mails entrants, extrait les informations essentielles et les oriente vers les personnes, les processus et les systèmes concernés.
Donnez plus d’autonomie aux équipes à distance
Accédez directement à des processus métier automatisés et centralisés, où que vous soyez.
Intégration fluide
S’intègre facilement aux ERP, CRM et plateformes de gestion documentaire afin de garantir un accès rapide aux informations, de fluidifier les processus et de faciliter la conformité.
Foire aux questions
Oui. Tous les accélérateurs d'automatisation de TCG Process s’adaptent facilement à l’évolution de vos volumes, à la hausse comme à la baisse. Grâce à leur architecture évolutive, au traitement parallèle et à l’automatisation par l’IA, ils peuvent prendre en charge d’importants volumes de documents entrants tout en maintenant des performances élevées.
Même en période de forte activité, le traitement reste rapide, efficace et fiable.
Cet accélérateur a été conçu pour une mise en œuvre rapide. Selon vos besoins et votre environnement, le déploiement peut être réalisé en seulement 2 à 4 semaines.
Oui. Plusieurs connecteurs sont disponibles pour les sources d’entrée centralisées comme locales. Par exemple, DocSnap, l’application complémentaire de traitement intelligent des documents de TCG Process, permet aux collaborateurs à distance de rester connectés aux processus métier centralisés, où qu’ils se trouvent. Ce module complémentaire est proposé gratuitement.
OCTO peut traiter un large éventail de types de documents. Le modèle de classification peut être facilement entraîné pour reconnaître de nouveaux formats et catégories de documents, puis continuer à s’améliorer à partir des traitements réels afin de rester pertinent et précis dans le temps.
Avec OCTO, la sécurité et la conformité sont intégrées à chaque étape du processus. Chaque action est enregistrée dans des pistes d’audit détaillées, tandis que l’accès aux documents est contrôlé en fonction des rôles et des droits attribués aux utilisateurs.
Sur le plan technique, les informations sont chiffrées aussi bien pendant leur transmission que lorsqu’elles sont stockées, afin de renforcer la protection des données, y compris les plus sensibles.
Découvrez comment cela peut fonctionner pour votre organisation